Možda ti se na prvu ne čini tako, ali prostor u kojem radiš uvelike utječe na to kako će se i koliko posla obaviti u danu. 

Složit ćemo se da većina ljudi puno bolje funkcionira u organiziranom i urednom prostoru u kojem nema distrakcija u obliku nereda i neželjenih predmeta.

Zato, ako ti se čini da ti u posljednje vrijeme nedostaje upravo motivacije i ne osjećaš se toliko produktivno dok obavljaš zadatke, odlučili smo ti otkriti nekoliko jednostavnih, ali vrlo korisnih savjeta koji će ti pomoći da tvoj radni prostor bude tvoja najveća motivacija i inspiracija za rad.

No, možda se pitaš, zašto je uopće važno organizirati radni prostor? Prostor koji želiš urediti može biti različitih veličina – od velikog ureda do malog radnog stola. Prije nego odlučiš nešto urediti i organizirati, važno je da znaš namjenu tog prostora. To znači da moraš organizirati mjesto namijenjeno radu, fokusu i koncentraciji, ono mjesto na kojem ćeš ostvariti i ispuniti sve zadatke koje moraš.

Osim tog praktičnog dijela, radni prostor bi trebao predstavljati i mjesto u kojem radiš nešto što te ispunjava, potiče kreativnost i iskorištava tvoj potencijal. Drugim riječima, organiziran radni prostor ne utječe samo na vidljivu urednost nego i na cjelokupnu radnu atmosferu.

Kako na najjednostavniji način organizirati radni prostor?

Iako se ne čini uvijek tako, svaki prostor je moguće „dovesti u red“ i organizirati. Ponekad će za organizaciju biti potrebno dulje vrijeme (kao i strpljenje), ali se od svakog prostora može napraviti prava oaza i ured iz snova.

Kada dovodimo u pitanje kako organizirati prostor, stručnjaci često ističu jednostavan proces poznat pod kraticom RED, a što RED točno uključuje provjeri u nastavku:

R kao razvrstati – u radnom prostoru većina nereda i neorganiziranosti uzrokovana je velikim brojem fascikala, papira i uređaja. Ponekad je to neizbježno, a prečesto utječe na motiviranost i produktivnost u radu. Većina nas vrlo često po stolu i u ladicama ima hrpu stvari za koje ni ne znamo čemu služe, ali ne pronalazimo vremena ni volje da ih razvrstamo. Upravo zbog ovih primjera je razvrstavanje nezaobilazan prvi korak u uvođenju reda jer tako detektiraš uzrok problema i kategoriziraš/rješavaš se stvari koje nisu na predviđenom mjestu.

E kao eliminirati – nakon razvrstavanja stvari i uvida u sve što se nalazi u tvom radnom prostoru, vrijeme je za mnogima najteži korak, prepoznavanje i odvajanje suvišnih predmeta. Pod odvajanjem mislimo na fizičko iznošenje iz radnog prostora (u smeće ili na druga pripadajuća mjesta), ali i na emotivno odvajanje koje je ponekad puno teže od fizičkog zato što s vremenom postajemo vezani uz stvari koje posjedujemo, čak i onda kad ih uopće ne koristimo.

D kao dodijeliti mjesto – treći i posljednji korak važan je za održavanje uvedenog reda u budućnosti. Potpuno je jasno da tvoj radni prostor neće uvijek biti besprijekoran i ponekad će biti nešto neuredniji nego što želiš, ali to je normalno. Uvedeni sustav za održavanje organiziranog prostora treba biti jednostavan i logičan te u skladu s tvojim navikama i vrstom posla koji obavljaš.

Predmetima u uredu dodijeli mjesto na smislen način. Primjerice, koje stvari želiš u neposrednoj blizini, a koje nešto dalje ako ih često ne koristiš. Kad organiziraš prostor, maksimalno ga prilagodi sebi i zadacima koji te čekaju, kako bi ti i samo obavljanje tog posla bilo ugodnije i efikasnije.

Tri ideje za jednostavnu i efikasnu organizaciju radnog prostora

Stvarno nije potrebno puno mozganja i truda kako bi neorganiziran prostor postao onaj u kojem jedva čekaš raditi. No, imaj na umu da ni najlogičniji i najpreglednijih sustav pohranjivanja neće biti dovoljan ako ne stekneš naviku vraćanja stvari na njihovo mjesto.

Za stvaranje ovih navika bit će ti potrebna disciplina, ali ćeš se na kraju dana dobro osjećati jer znaš da te u novom radnom danu čega i uredan i organiziran radni prostor. No, kako bismo ti dodatno pomogli izdvojili smo nekoliko ideja kako da na jako jednostavan i vrlo efikasan način organiziraš baš svaki radni prostor.

Stvari koje najviše koristiš odloži blizu svoje dominantne ruke

Bilo da je riječ o bilježnici, kemijskoj olovci ili telefonu, sve ono što najviše koristiš dok radiš stavi blizu svoje dominantne ruke. Razlog je vrlo jednostavan – tako je jednostavno praktičnije. Svi za stvari posežemo s dominantnom rukom pa je i logično da ono što često koristimo dok radimo bude „nadohvat ruke“.

Zamisli samo da si dešnjak, a puno stvari ti se nalazi s lijeve strane i stalno moraš prebaciti pažnju (i ruku) i nepotrebno si komplicirati život dok pokušavaš dohvatiti ono što ti treba. Osim što je naporno, oduzet će ti i vrijeme, a ponekad i volju za poslom.

Na radnom stolu drži isključivo ono što ti treba

Do problema neorganiziranosti radnog stola u većini slučajeva dolazi upravo zbog toga što na stolu držimo stvari koje nas nisu potrebne dok obavljamo posao. Bočice od vode, torbe, razni papiri – što god da je u pitanju, a da ti nije bitno za posao skloni sa strane!

Pokušaj razmišljati kao minimalisti i ograničiti se na jednu olovku, jednu bilježnicu i ono najosnovnije što ti treba. Nikome od nas na radnom stolu nije potrebno previše kemijskih jer je dobra šansa da ćemo pola vremena izgubiti na to da pronađemo njihove poklopce i ne raditi ono što zapravo moramo.

Na radni stol odloži isključivo ono što ti treba dok radiš, a za sve ostale predmete pronađi odgovarajuće mjesto kako bi ti bile pri ruci u onom trenutku kada ti zatrebaju. Također, ako kao i mnogi drugi voliš koristiti rokovnike, neka oni budu na stolu kao dodatak i podsjetnik na tvoju organiziranost, a ne samo kao dodatak koji će uljepšati ured.

Učini prostor svojim, ali nemoj pretjerivati sa stvarima koje ti mogu odvlačiti pozornost

Naravno da svi svoje radne prostore podredimo sebi i učinimo ih svojima, ali i ovakvoj organizaciji treba pristupiti svjesno i promišljeno. Preporučljivo je prilagoditi si prostor kako bi se osjećali ugodno i radili s više motivacije, ali treba imati na umu da pretjerivanje s osobnim stvarima ponekad može donijeti više štete nego koristi.

Zato u svoj radni prostor donesi neku simpatičnu malu biljku koja će osvježiti i oživiti prostor, sliku ljubimca, partnera ili nečega što te usrećuje, ali te „distrakcije“ malo odmakni od računala i prostora na kojem radiš kako osobni predmeti stvarno ne bi postali distrakcije. 

Slobodno na ovaj savjet gledaj kao na nagradu nakon obavljenog zadatka. Svaki put kad nešto napraviš, pogledaj fotografiju, biljku ili što god ti se već nalazi u uredu da je tvoje, vjerujemo da ćeš se kao i mi odmah osjećati malo bolje, a time i motivirano za nastavak rada.

Možda ti sada sve ovo zvuči prekomplicirano i čini ti se da nećeš uspjeti u organizaciji prostora, ali ti savjetujemo da si daš šansu i barem pokušaš. Slijedi korake koje smo napisali, a uz želju i disciplinu vjerujemo da ćeš uspjeti i svoj radni prostor učiniti prostorom iz snova koji će u tebi buditi produktivnost i inspiraciju za uspješno obavljanje svih, ali baš svih zadataka.